Kiedy zacząć planowanie eventów na kolejny rok?
Tu zasada jest prosta: im większy event, tym więcej czasu potrzebujesz na jego przygotowanie. Czym innym jest organizacja spotkania wigilijnego dla stałych partnerów, a czym innym przygotowanie imprezy masowej czy udziału w międzynarodowych targach. Jeśli organizujesz wydarzenie cykliczne, masz już pewien utarty schemat, ale w przypadku nowej imprezy musisz dopiero znaleźć i wdrożyć rozwiązania. Zatem jeśli robisz dużą imprezę po raz pierwszy, zostaw sobie więcej czasu - zwykle będą do 3-4 miesiące. Tu jednak mogą pojawić się pewne aspekty, które wymagają szybszego działania - np. zamówienie występu wybranej gwiazdy czy wynajęcie terenu lub obiektu. Czasem takie czynności trzeba wykonać nawet z rocznym wyprzedzeniem.
Od czego zacząć planowanie wydarzenia?
W marketingu każde działanie powinno mieć swój jasno określony cel. Od tego zależy, jaki event będziesz realizował. Co do zasady celem działania przedsiębiorstwa jest przede wszystkim sprzedaż, ale również mogą nimi być budowanie i utrwalanie świadomości marki, pozyskanie nowych klientów lub budowanie ich lojalności, zdobycie rynkowej przewagi, wprowadzenie nowego produktu. Wybierz taką formułę, która najmocniej zbliży Cię do celu. Może to być udział w targach, organizacja branżowej konferencji, wydarzenie kulturalne czy sportowe.
Warto określić szczegółowo, co jest miarą sukcesu Twojego wydarzenia, czyli wyznaczyć KPI (Key Performance Indicators). Może to być wartość sprzedaży, ilość pozyskanych leadów, wypełnionych ankiet czy po prostu uczestników imprezy.
Dlaczego budżety w planowaniu eventów są tak ważne?
Legendy głoszą, że są tacy ludzie, którzy potrafią zorganizować wydarzenie za darmo. Zostawmy jednak ten sposób w miejscu zarezerwowanym dla bajek. Do organizacji wydarzenia bezwzględnie potrzebujesz budżetu, niezależnie od sposobu jego pozyskania. Czasem sprawa jest dość prosta - posiadasz z góry określoną kwotę i musisz dostosować do niej wydatki na wydarzenie. Inni mają ten przywilej, że najpierw planują wydarzenie, potem na podstawie planu i rozeznania rynku określają jego koszt.
Gdzie szukać oszczędności a gdzie nie warto?
Nie ma łatwych odpowiedzi na to pytanie, ale możemy z pewnością podać kilka praktycznych rozwiązań. Pierwszym jest zaangażowanie w organizację innych pracowników firmy np. na przykład do transportu materiałów, przygotowania terenu lub obiektu, wykonania część wyposażenia czy ozdób, konferansjerki. Wszystko zależy oczywiście od branży, ale warto poszukać również takich opcji.
Po drugie, skorzystaj z tego, co już posiadasz. Może być to zarówno sprzęt, wyposażenie, jak i materiały z poprzednich lat. Ale nie tylko, może posiadasz także salę lub teren, które po odpowiednim przygotowaniu sprawdzą się lepiej niż te wynajęte.
Trzeci sposób na ograniczenie kosztów to ich podział między dwóch lub więcej partnerów. Może powinieneś przygotować wspólnie wydarzenie z twoim dostawcą lub producentem produktów komplementarnych?
Zdecydowanie nie należy natomiast oszczędzać na jedzeniu, artystach i niezawodnym sprzęcie. Już lepiej na etapie planowania w ogóle nie uwzględniać pewnych opcji, niż zaproponować rozwiązania poniżej standardu i zawodne. To może zrujnować całe przedsięwzięcie! Zdecydowanie najważniejsza kwestią pozostaje jednak bezpieczeństwo, jego zapewnienie to bezwzględna podstawa każdej imprezy. Nie zapominaj przy tym o ustawowych wymogach dotyczących organizacji imprez masowych.
Planowanie wydarzenia krok po kroku
Już wiemy, że cel imprezy określa jej zawartość, a to z kolei wpływa na budżet. Teraz te wszystkie dane trzeba przekonwertować na poszczególne zadania i określić czas ich realizacji. W ogólnym ujęciu są to zwykle następujące zadania, które możesz rozbić na mniejsze.
- a) zarezerwowanie lub przygotowanie miejsca organizacji imprezy
O tym warto pomyśleć zawczasu, tak aby wybrane miejsce było dostępne i gotowe do użycia. Czasem jest to kwestia podpisania umowy wynajmu, innym razem przygotowania czy uprzątnięcia własnego obiektu. Na tym jednak zadanie się nie kończy. Jeśli impreza odbywa się na świeżym powietrzu, zadbaj o odpowiednie zadaszenie - np. namioty reklamowe z Twoim nadrukiem, strefę obsługi klienta czy strefę relaksu. Poszczególne brandowane elementy wyposażenia - stoły, lady, siedziska - zamów z odpowiednim wyprzedzeniem. Przygotowanie standardowych rozwiązań to zwykle kwestia miesiąca, ale jeśli poszukujesz czegoś nietypowego, zarezerwuj zdecydowanie więcej czasu.
- Eventy realizowane na świeżym powietrzu niosą z sobą pewien element ryzyka. Wynika on przede wszystkim z warunków pogodowych. Na szczęście w wielu przypadkach można takie ryzyko ograniczyć, sięgając po proste rozwiązania, jak namioty eventowe odporne na warunki atmosferyczne. Takie namioty można zarówno wynająć, jak i kupić własne. To drugie rozwiązanie daje ponadto możliwość wykorzystania namiotu jako nośnika reklamy dzięki indywidualnym nadrukom - wyjaśnia Dawid Zimoch, prezes firmy Inventini specjalizującej się w produkcji nośników reklamowych na eventy.
- b) przygotowanie atrakcji
Aby impreza była udana i dobrze się kojarzyła - a co za tym idzie Twoja marka wywoływała pozytywne odczucia, zadbaj o element rozrywkowy. Może to być występ artystyczny, pokaz, mecz towarzyski, pyszne jedzenie, ale również plac zabaw dla dzieci, loteria. Zadziw klienta, postaw na rozwiązanie nieoczywiste. Aby je znaleźć możesz prześledzić najnowsze trendy w internecie. Social media, zwłaszcza te zagraniczne, to kopalnia pomysłów.
Tu także musisz rozpocząć przygotowania wcześniej - czasem nawet z rocznym wyprzedzeniem. Pamiętaj, że organizacja loterii wymaga uzyskania odpowiedniej zgody.
- c) przygotowanie prezentacji firmy, produktu
Pamiętaj o celu organizacji wydarzenia. Nie jest to wyłącznie dobra zabawa, ale także osiągnięcie wyznaczonego KPI. Na wydarzeniu nie może więc zabraknąć elementów marketingowych prezentujących markę lub jej produkt czy usługę. Możesz sięgnąć po sprawdzone metody jak foldery, brandowane pakiety prezentowe, filmy promocyjne, ale również wykorzystać nowoczesne narzędzia takie jak wirtualna rzeczywistość, pokazy interaktywne, konferansjer AI, itp.
- Wciąż niesłabnącą popularnością cieszą się brandowane gadżety reklamowe. Polecam zwłaszcza takie, które są użyteczne, rozwiązują określony problem, gdyż zostaną z klientem na dłużej. Najlepsze są takie, z którymi klient będzie miał kontakt codziennie, jak mocne i wygodne torby na zakupy, dobrej jakości długopisy - wyjaśnia Robert Mitko, brand manager z Inventini Gadgets.
- d) zaproszenie uczestników
Wydarzenie bez uczestników, jest jak kąpiel bez wody. Koniecznie zadbaj o to, by przybyli na twoje wydarzenie dokładnie ci klienci lub potencjalni klienci, na których ci zależy. Możesz rozesłać zaproszenia według listy, ale także wybrać takie kanały komunikacji, które zapewniają dotarcie do określonej grupy. Mogą to być w najprostszym wariancie grupy w mediach społecznościowych, czytelnicy magazynów z określonej branży lub po prostu mieszkańcy danego terenu. Tu obowiązują te same zasady, co w przypadku reklam produktów, tyle że zamiast produktu, promujesz event.
Zaproszenie należy wysłać ze stosownym wyprzedzeniem. Jeśli kierujesz je do gości z zagranicy lub odległych części kraju, daj im więcej czasu na odpowiedź i przygotowanie podróży. Naszym zdaniem krytyczne minimum w kraju to dwa tygodnie, ale wszystko zależy od tego, kim jest twój gość. Czasem musisz ten okres znacząco wydłużyć.
Zamiast podsumowania proponujemy listę, która pomoże Ci w organizacji eventu:
- Określenie celu - po co?
- Opracowanie treści imprezy - co, gdzie, jak, kiedy, z kim?
- Określenie budżetu - za ile?
- Określenie posiadanych zasobów - jak oszczędzić?
- Przełożenie treści imprezy na harmonogram działań - jaka kolejność, kto realizuje?
- Realizacja harmonogramu - do dzieła!
Materiał powstał we współpracy z firmą Inventini – producentem materiałów reklamowych.
